RECORDS MANAGEMENT

INVITEE DU JOUR: REVUE "ARCHIMAG"

L'archivage électronique des emails :

La valeur légale (1/3)

 

http://www.archimag.com/demat-cloud/2016/02/02/archivage-electronique-emails-valeur-legale-emails

 

Cet avis d'expert est le premier d'une série de trois avis d'experts dédiés à l'archivage des emails.

PUBLI-INFO/AVIS D'EXPERT. La messagerie électronique est l'outil le plus utilisé dans l'entreprise, et est devenue incontournable, universelle et obligatoire. 205 milliards d'emails ont été échangés dans le monde en 2015, et les prévisions font état de 246 milliards d'ici 2019. La France compte pour 1,4 milliard d'emails hors Spam [Radicati Group, mars 2015]. En milieu professionnel, un individu reçoit en moyenne 45 mails par jour [Etude EMA BtoB, Ed. 2015]. Et enfin, trois-quarts des échanges professionnels, que ce soit avec les clients ou entre collègues, se font par messagerie. Elle remplace le courrier à plus d’un titre parce que simple, directe, rapide et efficace. Elle transmet de plus en plus de documents contractuels, que ce soit en messagerie interne (entre services de l’entreprise) ou en messagerie externe (avec d’autres entreprises). Et pourtant, l'essentiel des mails reste non classé, dans les messageries, au lieu d'être archivé en bonne et due forme. 

Une législation anglo-saxonne très stricte...

Le législateur américain en a déduit, après quelques “affaires“ (Enron (1) par exemple) qu’il était nécessaire d’archiver les messageries électroniques. Il en a fait un texte constitutionnel, l’Act «  Sarbanes Oxley  » obligeant les sociétés non seulement à archiver tous les courriels de la messagerie mais encore à se doter d’un outil spécifique normalisé permettant à des personnes gouvernementales autorisées de consulter et de rechercher tout courriel.

Ceci a été introduit en Europe par les éditeurs de logiciels américains sous le vocable d’archivage «  légal  », mais en fait cet archivage n’est obligatoire et légal que pour les entreprises américaines ou pour celles qui sont cotées sur une bourse américaine. Il est vrai cependant qu’en Europe, le droit britannique a choisi la même voie que le droit des USA.

Une législation française... en devenir

En revanche, sur le continent et particulièrement en France, aucune loi ne concerne directement l’archivage électronique en dehors des règles plus ou moins respectées destinées à protéger la sphère privée. On a seulement légiféré sur la valeur du document électronique  et ses conditions : «  L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.  » Loi du 13 mars 2000.

La simple lecture de cette loi montre que les courriels électroniques qui représentent plus de 80% de la communication de l’entreprise en interne et en externe   devraient être l’objet de soins particuliers  et d’un niveau au moins équivalent à ceux qui sont apportés aux documents sur papier !

La preuve est libre à ce jour... profitons-en pour être inattaquable

En droit des affaires ou en droit commercial, la preuve est libre. La plupart des pièces produites devant les magistrats par les avocats sont des courriels ou des documents consistant en des impressions de fichiers de bureautique ou d’informatique de gestion qui peuvent eux-mêmes être attachés à des courriels.
C’est dire l’importance de la bonne conservation pour leur valeur probante des documents établis par les systèmes informatiques quels qu’ils soient et en tout premier lieu les messages et leurs documents attachés.

Les bonnes questions à se poser

Qu’est-ce qu’une bonne conservation ? Quels documents faut-il archiver? Qui décide d’archiver ? Quand ? Comment l’archivage se différencie-t-il de la sauvegarde ?
L’archivage des messageries ne peut-il pas apporter également d’autres avantages comme des avantages techniques ? Par exemple : des gains en termes de sécurité des contenus vis-à-vis du hacking et des vols d’ordinateurs personnels, des gains en stockages, des gains en termes de sauvegarde, des gains en analyse du passé pour prévoir le futur ?

Enfin l’archivage de messageries en raison du volume très important des données qu’il traite ne devrait-il pas voir ses fonctionnalités généralisées à tout autre élément susceptible d’être conservé et recherché : produits de la dématérialisation des documents papier, mouvements transactionnels sur bases de données, informations «  métier  »…  ?

La valeur légale d'un email est supérieure à la valeur légale d'un courrier papier : pourquoi ?

Pour bien voir ce qu’est une bonne conservation il n’est pas inutile de faire un petit retour sur les différences entre conserver du papier même numérisé et conserver des messages électroniques.

Un courrier est un document sur papier ; le dématérialiser, c’est en faire une photographie numérique à l’aide d’un scanner, mais ce n’est toujours qu’une image numérisée : son contenu n’est pas analysé, la date réelle, l’auteur et le lieu de classement du document papier n’en sont connus que s’ils ont fait l’objet d’une saisie spécifique. Le contenu du courrier peut être généralement traduit en caractères numériques s’il est constitué de caractères d’imprimerie, mais ces caractères ne permettent pas directement d’en déduire un contenu logique sauf pour des documents normalisés. Aller plus loin n’est pas encore opérationnel aujourd’hui, sauf à utiliser la recherche sémantique.

Il faut également observer que si l’on n’est pas maître de la constitution et de la bonne conservation des fichiers d’images des documents papier, ces derniers peuvent être modifiés par nombre d’outils informatiques et donc différer de ces documents. Pour ce faire, il est nécessaire d’ajouter des données de contrôle lors de la numérisation pour assurer un lien avec le document original, ce qui n’est pas parfaitement simple.

La garantie des métadonnées

Un courriel est un document élaboré et transmis directement sous forme numérisée, mais lors de l’élaboration et de la transmission, ce document se voit adjoindre des données qui ne sont pas toutes directement visibles mais qui concourent à en garantir intégrité, authenticité et traçabilité. Ce sont les métadonnées, notamment : date et heure  liées au document (début de la création, envoi, passage dans les différents serveurs d’acheminement, réception, ouverture du document), numéro d’ordre non modifiable, clé de contrôle permettant de détecter des altérations au texte transmis et aux métadonnées, identification des postes et des serveurs émetteurs et récepteurs. 

Dans ces conditions un simple courriel est plus probant qu’un courrier ordinaire, voire qu’un courrier recommandé. 

Les pièces attachées

On oublie trop souvent les pièces attachées à un email. Ces pièces attachés sont constituées de fichiers bureautiques, de documents PDF, et de plus en plus, de devis, bons de commandes, factures, avoirs, etc. Ne pas conserver précieusement ces documents dans un autre lieu que sa messagerie est vital. Faut-il le rappeler : une messagerie, même classée en Dossiers et Sous-Dossiers, ce n'est pas de l'archivage.
Les documents attachés à un courriel comportent aussi leurs métadonnées lorsqu’ils sont générés par les moyens informatiques usuels de la bureautique.

Archivage = conservation des mails + pièces attachées + métadonnées + support de stockage pérenne

Tout ceci montre qu’un bon système d’archivage de messagerie doit savoir conserver toutes les métadonnées et en particulier pouvoir également conserver celles des documents attachés. De plus, ces métadonnées sont évidemment de précieux outils de recherche.

Enfin, la norme française Afnor NF Z 42-013 qui prévoit le «  scellement  » de documents archivés dans un média WORM avec horodatage public et signature électronique est un complément qui peut être utile pour des données spécifiques.

Mais elle ne définit pas un système d’archivage, elle décrit seulement un mode de conservation qui est techniquement figé et d’un usage limité quant à ses possibilités d’accès et de recherche.

Un système d’archivage doit être conçu de manière à donner un accès commode à une grande masse de données et à gérer simultanément un grand nombre d’utilisateurs actifs autorisés ainsi que leurs plans de classement pour que les documents dont ils ont besoin pour leur travail puissent être retrouvés rapidement. Il doit aussi pouvoir être accompagné des outils propres à faire migrer les données conservées d’un support à un autre et les métadonnées d’une base de données à une autre. En effet, dans la pratique, des évolutions techniques majeures peuvent se produire dans les délais usuels d’archivage.

(1) Enron : une des plus grandes entreprises  américaines  par sa capitalisation  boursière (secteur du gaz naturel) fait faillite en décembre 2001. La raison : de lourdes pertes occasionnées par des opérations spéculatives, et maquillage des comptes. Au moment de l’enquête menée par le gouvernement américain, des centaines de milliers de courriers électroniques, écrits par une centaine d’employés de 1998 et 2002, ont été analysés et rendus publics.

William Menant

Ingénieur Archivage électronique

01 77 12 39 40

http://www.arkheos.fr
contact@arkheos.fr

A venir sur le même sujet de l'Archivage électronique des emails :

09 février 2016 : La typologie documentaire des emails : comment s'y retrouver ?
16 février 2016 : Qui doit procéder à l'archivage des emails ?

Sur le même sujet: 

Archivage et coffre-fort électronique : en route vers le Relevé d’identité de coffre-fort

Archivage et conformité juridique : Archimag lance une base de données des durées légales de conservation des documents

Ged versus archivage électronique : concurrents ou complémentaires ?

 

A Guide to the Effective

Implementation of Right to Information Laws

 

Dear Colleagues, I am sending this message to announce the publication of Public Access to Information for Development: A Guide to the Effective Implementation of Right to Information Laws.

The book, which is based two years of research studying how RTI has been implemented in countries in different regions and with varying income levels, sets out a theoretical framework by which to identify the drivers of effective implementation of RTI laws. The volume covers the history and development of RTI laws, broad processes of RTI implementation, operational guidance on institutionalization of RTI processes, as well as discussion of broad themes such as privacy, sequencing and measurement of impact.

As co-authors of the Guide, Stephanie Trapnell and I hope that this volume will be a valuable resource for those of you who are working toward adoption and implementation of the right to information.

The publication is available free of charge to download at this link: http://documents.worldbank.org/curated/en/2016/06/26521193/public-access-information-development-guide-effective-implementation-right-information-laws.

Background papers, case studies, and other supporting documentation relating to this publication are accessible at this link:

http://web.worldbank.org/WBSITE/EXTERNAL/TOPICS/EXTPUBLICSECTORANDGOVERNANCE/0,,contentMDK:23253090~pagePK:148956~piPK:216618~theSitePK:286305,00.html.

Please direct all communications about the contents of this publication after that date to vlemieux@mail.ubc.ca.

Best wishes,

Victoria Lemieux

Senior Public Sector Specialist

The World Bank

 

 

 

NEWS FROM: "Management & Preservation of Electronic Records"

 

1st Int. Workshop on “Semantic Change & Evolving Semantics - SuCCESS’16"

Leipzig, Germany, 12 September 2016

Website: http://pericles-project.eu/events/58

In conjunction with the 12th International Conference on Semantic Systems – SEMANTiCS 2016

The proceedings of the workshop will be published in the digital library of the ACM ICP Series.

Workshop objectives

This half-day workshop aims at exploring emerging research in the areas of semantic change and evolving semantics. Semantics differ across contexts, domains, communities and time. This has implications for communication, terminology, access to and exchange of information, problem-solving and construction of knowledge. Where there is interaction and feedback, this effect is mitigated, as it is possible to settle on a shared understanding; in contrast, the effect is particularly pronounced in asynchronous and static information. This problem is shared across many domains; some examples of areas in which the effect is particularly pronounced include cultural heritage, data curation, digital preservation, and knowledge management. One practical example is the need to respond to semantic change in ontology curation and engineering; another is the capture and treatment of context in search indexing and ranking. In this workshop we will focus on semantic change in these domains and closely aligned areas. As such, we expect the workshop to be of interest to researchers with an interest in combining techniques to address evolving semantics. We are therefore seeking expressions of interest in the workshop intended to explore this area and to collect together a series of perspectives on the theory and relevance of semantic change across contexts and disciplines.

Call for Papers and Posters

Topics on which potential participants are invited to share research, experimentation, demonstrations, concepts and ideas include, but are not limited to:

  • Semantic change and evolving semantics;
  • Cultural drift;
  • Methods for the detection, interpretation and communication of drift types;
  • Response to change: strategies for ontology adaptation and evolution; potential for the application of machine learning approaches;
  • Role of social media in accelerating semantic change and use of social media data to study it.

Submission system

The submission must be made through EasyChair. Visit http://pericles-project.eu/events/58 for submission guidelines.

Important Dates

  • Submission Deadline:
  • Notification of Acceptance: July 22, 2016 (11:59 pm, CET time)
  • Camera-Ready Paper: July 31, 2016 (11:59 pm, CET time)
  • Workshop day: September 12, 2016

Registration

The workshop is free to attend however registration through the SEMANTiCS conference is required: http://2016.semantics.cc/workshop-registration?nid=2163

Workshop organisers:

  • Sándor Darányi - University of Boras
  • Efstratios Kontopoulos - CERTH/ITI
  • Alastair Gill - King’s College London

For any further information please email: info@pericles-project.eu

Linda Ligios

EU Communications Coordinator, PERICLES

King's College London

http://pericles-project.eu

 

 

 

 

 

NISO Members Elect New Leadership for 2016-2017 Term

 

Members of the National Information Standards Organization (NISO) have selected their board's leadership for the 2016-2017 term, which will begin on July 1, 2016. B. Tommie Usdin, President of Mulberry Technologies, Inc., becomes Chair; and Chris Shillum, Vice President Product Management, Platform and Data Integration at Reed Elsevier, has been elected Vice Chair. Three other board members have also been confirmed: Gerry Grenier (IEEE); Marian Hollingsworth (Thomson Reuters); and Evan Owens (Cenveo Publisher Services).

Continuity is a welcome hallmark of this election's result: Usdin, Shillum, Grenier, Hollingsworth, and Owens are all continuing another term of service to NISO's board, continuity that helps the organization smoothly advance its ongoing projects and goals. NISO Executive Director Todd Carpenter welcomes the new board, commenting that, "Tommie, Chris, and the whole board are deeply involved in work that impacts information sharing technology and its users for decades to come. NISO is fortunate to have our ideas and work guided by such a talented group."

Usdin and Shillum below describe their views of NISO's work and their goals for the coming term; their professional biographies are also listed.

 

B. Tommie Usdin, Chair

I'm happy to help lead NISO in its important work supporting the library, publisher, and information-interchange communities, says Usdin. "My work on content markup has shown me how important it is to users and consumers of information technology for standards to get it right. Involvement in conferences and educational events, too, has brought home that collaboration is essential, and collaboration among developers and users of new resources is central to NISO's work. The stability in NISO's current board facilitates continued teamwork; the tasks ahead are challenging, but I foresee our working groups producing groundbreaking results that are essential to our audience."

B. Tommie Usdin, President of Mulberry Technologies, Inc., a consultancy specializing in XML systems for textual documents, has long been a leader in the technology around content markup and the publishing production process. She has organized a number of community efforts and conferences on the subject, such as the Markup Technologies and Extreme Markup Languages events, and is involved in the, Balisage conference series. She has served as an active member of NISO's Board of Directors since 2013 and has been a member of the NISO Journal Article Tag Suite (JATS) and the NISO Standards Tag Set (STS) working groups.

Chris Shillum, Vice Chair

"I am gratified to continue my leadership at NISO, an organization whose ability to bring together stakeholders with different, and sometimes opposing, goals makes it a vital part of scholarly infrastructure. I look forward to working on upcoming projects on, for example, data privacy, that impact a diverse set of users and that urgently need addressing." Shillum also commented that, "as a veteran board member, I've seen how NISO has achieved consensus on contentious issues in the past. Such problems are interesting and vital to tackle, and many face us going forward. In addition, standards and other documents issued by NISO are regularly reassessed, and the coming years will see familiar standards getting a fresh look, a process in which it's rewarding to participate."

Chris Shillum is Vice President Product Management, Platform and Data Integration at Reed Elsevier, a position he has held since 2014. He has worked for Elsevier since 1996, starting as Product Manager, Content, and then held positions as Director, Product Development (1999-2001); Publishing Technology Director (2001-2004); and Vice President Product Management, Platform and Content (2004-2014). He has served a variety of community organizations and served as a member of the NISO Board and as a member of the NISO Discovery to Delivery Topic Committee.

Additional Board Members

 
Gerry Grenier is Senior Director, Publishing Technology at IEEE

Marian Hollingsworth is Director of Publisher Relations at Thomson Reuters

Evan Owens is Vice President, Publishing Technologies at Cenveo Publisher Services

 

About NISO

NISO, based in Baltimore, Maryland, fosters the development and maintenance of standards that facilitate the creation, persistent management, and effective interchange of information so that it can be trusted for use in research and learning. To fulfill this mission, NISO engages libraries, publishers, information aggregators, and other organizations that support learning, research, and scholarship through the creation, organization, management, and curation of knowledge. NISO works with intersecting communities of interest and across the entire lifecycle of information standards. NISO is a not-for-profit association accredited by the American National Standards Institute (ANSI). For more information, visit the NISO website.      

 

 

 

 

2016 summer school for archivists on ”Transparency”

This year's training will take place from 14 to 16 September 2016 with the kind co-operation of Banco de España in Madrid. The topic is:

“Transparency and information management in financial institutions. From the inside out.”

We will provide training on the latest developments in financial transparency and how archivists can serve their institutions' need for evidence, information and corporate memory. In short: how can the archivist be managements' best friend through understanding and using transparency? 

The programme is available online: http://bankinghistory.org/events/

Registration is available at a 20% discount until 15 July! Don't wait, register now: https://2016eabhsummerschool.eventbrite.co.uk/?discount=2016eabhsummerschool
For further information, please contact info@eabh.info

 

 

 

 

Email Classification Strategies

 

Question: Can anyone tell me if their organization has devised a set of classifications for email records and if so what are the associated retention periods?

 

ANSWERS :

1- We do include email in our retention schedules, classified the same as paper correspondence. Retention ranges from "Retain until read" for junk mail to "Permanent" for the email of County Commissioners. I do not suggest separating it out into a classification based on format, but rather grouping it into a classification by context. What I mean it rather than classify all email for all employees as (for example) "Retain 5 years," I would suggest retaining email based on the longest retention period you have for a department/office/program's records that might include email. If you retain heath department appointment records for 2 years, then staff who email clients to schedule appointments would need to have their email retained for at least two years. Their manager may discuss potential budget changes via email, and if budget planning records are classified as having a 10 year retention, then the manager's email should be kept for 10 years. 
Not a simple answer, but that's how we do it! Feel free to look at our retention schedules: http://web.multco.us/records/retention-schedules

 

2- I'm sure I speak for us all that we would like to hear the responses.  I'm surprised there isn't a published, definitive best practice on this topic yet! The following comments are for the list in general, because I hear this from many people every week.  According to my training an "email" message isn't a record any more than a "letter" was in the 'old days', or a "Word" document, "Excel" spreadsheet, "PowerPoint" presentation, etc. A record is recorded evidence of actions taken in the course of a business activity.  If my job is to sit at reception and manage mail I could do that activity without making any records.  However one day I will lose a letter, and then my manager will tell me to start keeping a list of all incoming and outgoing mail.  That mail log records evidence that helps standardize my process and improves quality.  I could decide to send myself an email to keep that record of each incoming and outgoing piece of mail instead of using Excel (heaven forbid). All that to say the external regulations, retention period and the final disposition action are based on the business activity, not the format that I keep my records in. In my opinion the simplest way to manage emails is to have staff create a very simple file plan with folders in their email Inbox, one for each activity they are responsible for.  Then you can associate retention rules to those folders.

 

3- I like that concept of applying the longest appropriate retention period for the business unit to a staff member's email client Jenny!  I suppose there could be some tension with regulations (esp. privacy) that demand some information be deleted as soon as possible, and other regulations that demand some information be retained for longer periods of time for quality and audit purposes... but otherwise it sounds like a very user friendly system!  Thanks for posting to the list.

 

4- Email records management is a challenge that requires innovation and application of various strategies and systems. In terms of Email Records classification, the practices we have here in Uganda is creating file folders based on the organizational or State classification system though subject based classification system works well. It is advisable that action officers and Employees be trained on the classification system adopted. For the purposes of capturing all Official Institutional or State email records we suggested that Organisations and State create e such as , eregistry@mak.ac.ug, erecordscentre@mak.ac.ug, and digitalarchive@mak.ac.ug. The professional RIM professionals are expected to ensure the privacy of such information. The email records can also captured automatically by Electronic Records Management Systems such as ZyLAB, HPTRIM, Alfresco etc. In addition, It’s important that we encourage all official Email Records be sent in form of attachments will have to comply with the characteristics of a good a electronic record. In terms of Email records preservation, there is need to preserve the email record and its associated metadata. It is important to work hand in hand with the IT professionals after all they normally like deleting email records when they are running out of server space. I would suggest that RIM Professionals sensitize IT professionals on Email records retention period and e-mail records digital archiving. Develop an email policy and make sure to include email records and related issues as a key components.

 

5- In reply to Bruce Smith’s post, not all paper documents are records but some certainly reach that threshold and the same applies to email.    The definition he uses is fine: “A record is recorded evidence of actions taken in the course of a business activity.”  But I am sure we can all think of emails that fit that category.  That is why managing email is so difficult: it is a blend of both and the trick is separating the record from the rest.

 

 

NEWS FROM: Management & Preservation of Electronic Records

6 June 2016

Digital Curation Innovation Center Hosts Computational Archival Science Symposium

College Park, Md. – On April 26-28, the Digital Curation Innovation Center (DCIC) at the University of Maryland’s College of Information Studies (iSchool) convened a Symposium in collaboration with King’s College London. This invitation-only symposium, entitled Finding New Knowledge: Archival Records in the Age of Big Data, featured 52 participants from the UK, Canada, South Africa and the U.S. Among the participants were researchers, students, and representatives from federal agencies, cultural institutions, and consortia.

This distinguished group of experts gathered at Maryland's iSchool to discuss and define computational archival science: an interdisciplinary field concerned with the application of computational methods and resources to large-scale records/archives processing, analysis, storage, long-term preservation, and access, with the aim of improving efficiency, productivity and precision in support of appraisal, arrangement and description, preservation and access decisions, and engaging and undertaking research with archival material.

Visit the iSchool website for more about the symposium and future plans to continue this work.

Date de dernière mise à jour : lundi, 03 Octobre 2016

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