Un 4ème âge pour les Archives?

Un quatrième âge pour les Archives?

Résumé : Pratiquer au niveau des archives la politique de « planification des naissances de dossiers » afin d’empêcher la création d'archives inutiles.

Nous avons été habitués à parler des « trois âges des archives » depuis les années 1950 lorsque Theodore R. Schellenberg, archiviste américain (1903–1970), avait énoncé le premier « la théorie des trois âges » dans son livre « Modern Archives: Principles and Techniques (1956) ». (1)

Ainsi donc, nous préconisons de conserver dans les bureaux les archives courantes d’usage régulier : « premier âge », dans des locaux de préarchivage les archives intermédiaires en tant que mémoire des organes producteurs : «deuxième âge », puis décider du sort des archives à l’issue du deuxième âge, destruction définitive ou conservation permanente aux Archives nationales : «troisième âge ».

Avec l’arrivée massive des archives électroniques, cette théorie ne trouve plus, en partie, sa raison d’être parce que l’ère numérique ne pose plus de problème d’espaces de conservation, tant les capacités de stockage des formats numériques s’élargissent de jour en jour avec les progrès constants de la technologie. Nous devons toutefois affronter d’autres types de problèmes liés à la fragilité des formats numériques pour une conservation dans le long terme, j’y reviendrai en fin de papier.

J’avais dit « en partie » parce que les archives papier continuent de s’accumuler en particulier dans les pays en retard du point de vue technologique. Et ce n’est pas en scannant des documents produits sous forme papier, que l’on détruira après numérisation, que l’on peut prétendre être arrivé à l’ère de «l’administration sans papier ».

Mon propos traite de l’existence éventuelle d’un « quatrième âge » pour les archives que ce soit du reste sous forme traditionnelle (papier) ou numérique (électronique). Il s’agit en fait de la période de gestation des décisions avant production des documents quel que soit leur forme : en somme de la planification du travail qui aboutit ou non à la production d’archives inutiles dont tout le monde pourrait très bien se passer, aussi bien les administrations, les citoyens, et plus encore les archivistes. Lequel d’entre nous est « heureux » de recevoir de la paperasse inutile par tonnes en se posant la question « Où stocker ces papiers em… ».

J’ai été conservateur des archives régionales de Constantine de 1974 à 1991, et j’ai eu à gérer aussi bien des archives historiques (avec beaucoup d’intérêt et de plaisir) que des documents administratifs en plus grand nombre ne présentant aucun intérêt et du coup pas de plaisir en vue. Je cite un exemple : les dossiers de la réglementation constitués par les citoyens pour obtenir un papier quelconque, carte d’identité, passeport, permis de conduire, permis de chasse, autorisation de détention d’armes de chasse, passeport spécial pèlerinage, et la liste est plutôt longue et pénible pour le citoyen obligé à fournir les mêmes pièces pour obtenir un papier quelconque.

Citons trois pièces nécessaires pour pratiquement tous les dossiers à fournir : extrait de naissance du père, certificat de nationalité, casier judiciaire bulletin numéro 3. Les deux derniers documents exigés sont parfaitement inutiles et c’est une perte de temps pour tous que de les demander. Pour avoir le certificat de nationalité auprès du Palais de justice, le citoyen doit constituer un sous-dossier dont la pièce essentielle est le certificat de naissance du père versé déjà dans le premier dossier. Que dire de l’exigence faite au citoyen de présenter le casier judiciaire numéro 3, alors que l’administration va demander de toutes façons au même Palais de justice pour contrôle le bulletin numéro 2 plus complet que le numéro 3 ?

Les archivistes avaient rédigé maintes observations et protestations au sujet de pièces demandées au citoyen qui font double emploi, et nous em… au plus haut point. Je me souviens avoir attiré l’attention des autorités locales sur la masse des dossiers de la réglementation qui encombraient inutilement nos magasins, et j’avais affirmé avec preuves à l’appui que « régler le problème de la conservation des dossiers de la réglementation, c’est régler la moitié du problème des archives de l’administration ». Nous avions été entendus, et ces deux pièces ne sont plus exigés des citoyens. Voilà deux papiers en moins dans les dossiers pour des millions de citoyens : soit plusieurs millions de feuilles économisées, et plus encore des millions de démarches en moins. Que demande le peuple ?

Allons plus loin : pourquoi exiger du citoyen de constituer à chaque fois un dossier comportant les mêmes pièces pour obtenir des papiers différents ? Le résultat en est que nous conservions en nos locaux une dizaine de dossiers concernant un même citoyen et comportant les mêmes pièces. J’avais à l’époque proposé que le citoyen fournisse un seul dossier lui ouvrant droit à tous les papiers de la réglementation. Là, c’était s’attaquer carrément aux fondamentaux de la bureaucratie. Pas touche.

Mais, j’ai appris en cette année 2014 que le gouvernement algérien, dans le cadre de la lutte contre la bureaucratie, a pris des mesures afin de dispenser le citoyen de déposer une multitude de dossiers pour avoir droit aux papiers de la réglementation :

 « 13 documents administratifs supprimés. Il s’agit de la grande mesure du Premier Ministre. 13 documents habituellement exigés mais finalement inutiles vont être supprimés par décret ». (2)

 « Afin de remplacer tous les documents administratifs… attribution d’un numéro d’identification à tous les Algériens ». (3)

Bravo ! Voilà des centaines de millions de papiers inutiles en moins, qui s’en plaindrait ? Certainement pas les citoyens, encore moins les archivistes.

A l’inverse, je pourrais citer aussi comme exemple négatif l’administration d’un autre pays qui impose de produire tout document en 11 exemplaires, sans que personne ne soit capable d’expliquer le pourquoi de la chose, même pas le signataire de l’instruction !

Le comble : cette exigence stupide avait été appliquée en d’autres pays sous influence sans que personne ne s’en offusque, sauf moi !

Finalement, il revient aux archivistes, mieux placés que quiconque pour apprécier la valeur des documents, d’intervenir en amont pour empêcher la production de dossiers inutiles pour tous. En somme, les archivistes devraient faire partie des groupes de travail chargés de réfléchir aux performances, à la simplification des procédures de travail, en visant comme objectif de réduire la masse de documents produits. C’est ce que j’appelle « le quatrième âge des archives », en fait l’âge 0 (zéro) qui précède la production des documents.

Un premier instrument sert déjà aux archivistes pour déterminer la durée de vie des documents et leurs lieux de conservation : la nomenclature des documents produits ou le tableau de gestion. Ces tableaux devraient fixer en amont, non seulement le sort définitif des documents produits, mais aussi leur forme : papier ou électronique.

A mon avis, tous les dossiers indiqués pour la conservation perpétuelle tels les archives des décideurs devraient être préservés sous trois formats : papier, électronique, microfilm. Certains s’offusqueraient d’utiliser en même temps deux techniques, électronique et microfilm, pour préserver des archives déjà conservées sous leur forme original : le papier. Je vous répondrais de prime abord que je suis « conservateur » au sens propre et au sens figuré. Je ne suis pas convaincu de la fiabilité des formats numériques pour une conservation dans le long terme : seul le film a donné ses preuves pour une conservation centenaire, les premiers films produits en 1895 existent toujours pour peu que l’on ait pris la peine de réunir de bonnes conditions de conservation et un suivi dans le temps. Le format électronique a fait sa première apparition au cours des années 1970 me semble-t-il, aussi attendons l’an 2070 avant de décider de leur faire confiance ou non pour une conservation optimum dans le long terme.

 Gageons qu’à ce moment-là je risque de ne pas participer aux débats : j’ai déjà 70 ans. Mais trêve de plaisanteries : de nos jours, il existe sur le marché des caméras hybrides qui vous fournissent les deux formats, microfilm et numérique, en une seule prise. Plus économique que ça tu meurs !

Et que décider pour les archives non concernées par la conservation perpétuelle? Déjà, il faut partir du principe qu’il vaut mieux ne pas chercher à les numériser, surtout pas les documents devant être éliminés à court terme, moins de dix ans.

Un premier exemple : les archives comptables. Lors d’une étude récente (en arabe), j’avais présenté le sort fixé pour les archives comptables dans plusieurs pays : Algérie, France, Canada, Royaume Uni, USA, Australie. La conservation maximum des dossiers comptables avait été fixée selon les pays de six à dix ans.

Pour cause : les lois relatives au contrôle des finances publiques limite à dix ans au maximum la période de vérification des comptabilités publiques. Conclusion :

cette catégorie d’archives doit être éliminée après dix ans de conservation sans être numérisée. (4)

Dans cette même étude, j’avais abordé la question du sort des dossiers de personnel. Là, c’est l’âge de l’agent concerné qui est pris en compte après son départ. J’ai relevé dans ces mêmes pays évoqués plus haut que la conservation des dossiers de personnel s’étalait de 70 ans à 125 ans (l’âge de l’agent concerné). Deux questions : faut-il les conserver au-delà ? Faut-il les numériser ?

Ma réponse est non pour les deux questions.

Un dernier problème à résoudre pour les dossiers de personnel qui sont conservés généralement en double : un dossier matrice au service du personnel, un double au service de la comptabilité pour justifier les paiements de salaires.

De mon point de vue, le deuxième dossier doit être éliminé en même temps que son environnement : les archives comptables.

En guise de conclusion : Pratiquer donc au niveau des archives la politique de «planification des naissances de dossiers » par la « contraception » afin d’empêcher les « nouveaux bébé archives inutiles » de sortir du néant où ils feraient bien d’y rester.
1-http://www.archivists.org/publications/epubs/ModernArchives-Schellenberg.pdf

2. Treize documents administratifs supprimés- Il s’agit de la grande mesure du Premier Ministre. 13 documents habituellement exigés mais finalement inutiles vont être supprimés par décret de l’administration algérienne. Un souci en moins pour les Algériens et les bureaux administratifs qui croulent sous les documents. Une première étape pour le gouvernement qui promet de continuer à réduire cette bureaucratie.
http://www.h24algerie.com/lutte-la-bureaucratie-quest-ce-qui-va-changer-pour-les-algeriens/

3. Dans le cadre de la lutte contre la bureaucratie qui ronge l’administration algérienne et afin de remplacer tous les documents administratifs, le ministère de l’Intérieur et des collectivités locales prépare un projet d’attribution d’un numéro d’identification à tous les Algériens.

http://www.algerie1.com/actualite/etat-civil-bientot-un-numero-didentification-a-chaque-algerien/

اقتراح "جدول حفظ الأرشيف"4- Records Schedule


1er commentaire : Soufiane Bouharrat

Cher Abdelkrim,

Excellente réflexion! Le 4e âge, s'appliquant à la pratique et le processus archivistique, comme vous le concluez si bien! Le document commencera à vivre évidement après sa naissance.

Effectivement la problématique de la masse grandissante des documents a un impact très bien décrit tout au long de ton analyse, et j'ajouterai aussi l'aspect financier (couts sur les demandes récurrentes des citoyens d'année en année) qui constitue un atout important que les décideurs doivent en prendre conscience.
D'un autre cote, la réflexion, tenant très bien la route du point de vue scientifique et méthodique, elle pourrait être élargie à toutes les autres activités et services rendus aux citoyens par les institutions de l'état, ceci grâce à l'utilisation de l'informatique (gestion des documents électroniques), qui permet entre autres d'éviter la création de beaucoup de types de documents en format papier, si la même logique d'analyse était adoptée.

En fait, votre développement m'offre l'opportunité d'aborder la pratique de la coexistence des archives papier avec les archives électroniques dans une cohésion que les concernés (records managers, archivistes, producteurs de documents et juristes surtout), devraient définitivement lui trouver un fondement théorique à même de la rendre spontanée et automatique dès la création des documents. On devrait savoir de prime abord ce qui doit être créé et conservé uniquement électronique de ce qui doit être créé sous format papier et conservé dans les deux formes.

Ceci rejoint et s'appuie sur votre idée, pourquoi ne pas développer cet aspect et étayer encore d'avantage cette nouvelle notion du 4e âge, s'appliquant à la pratique et le processus archivistique.

Je te félicite pour ta réflexion et t'encourage à sa publication.


2ème commentaire de Nabil DERROUGH

Si Abdelkrim salam,

Adhésion totale à votre initiative.

Effectivement, seul l’archiviste en fin de parcours est à même d’apprécier la quantité absurde de papiers (dossiers) accumulée à cause des absurdités de l’administration.
L’ère numérique est là aussi pour permettre aux différentes administrations d’accéder à un dossier concernant un citoyen est d’y puiser la ou les pièce(s) qui les concernent sans demander le format papier.

Vous pointez ici un nouveau combat pour les archivistes où ils ne seront pas seuls en principe, le reste des citoyens étant intéressés par la réduction de la paperasserie.
Bien cordialement.

Nabil DERROUGH


3ème commentaire de Amine Kerrouche

Salem Si Abdelkrim,

J’ai lu votre contribution assez tardivement, et je me permets d’émettre quelques commentaires tout aussi tardivement, j’ai trouvé l’idée très originale et en même temps très à-propos, la bureaucratie étouffe le citoyen et tue l’administration.

En effet, il faut des tonnes de papiers pour toute procédure administrative, même des fois la plus banale des démarches ou dossier. Pour citer un exemple, que je considère être le comble de l’irrationnel dans l’administration algérienne, comment peut-on avoir aujourd’hui en même temps trois types d’extrait de naissance : le simple extrait naissance, l’extrait de naissance No. 12 et le dernier né le S 12 ? Si on ajoute la fiche individuelle, nous nous retrouvons avec quatre différents documents d’état-civil ayant presque les mêmes informations mais qui vont servir différentes procédures administratives, il est exigé des citoyens de manière tout à fait arbitraire et au gré des humeurs de produire l’un ou l’autre des extraits de naissance pour un dossier administratif. J’adhère par ailleurs tout à fait à l’idée d’associer l’archiviste pour empêcher l’administration de créer des documents inutiles, le rôle de l’archiviste est de rationnaliser la création des documents, il ne faut créer en fait que ce qui est vraiment utile, l’archiviste a d’ailleurs pour rôle de sélectionner et de ne garder dans la masse des documents produits que ce qui possède une valeur juridique, légale et historique. Dans ce cas, pourquoi ne pas l’associer en amont et éviter des pertes de temps, d’efforts et d’argent à créer des documents mort-né en réalité.

Pour revenir à votre proposition, dans les pays anglophones une distinction est faite entre « document management » et « records management », le premier concept correspond à tout document créé mais non encore figé ou ayant une valeur probante pour être pris en charge par les règles du « records management », ce que nous appelons nous, les archives courantes et intermédiaires, et où le document est associé à un calendrier de conservation, une description de son contenu et bien d’autres principes de l’archivistique.

En définitive, je vous félicite Si Abdelkrim pour cette idée novatrice et vous encourage à la partager avec la communauté des professionnels et des spécialistes.
Cordialement.
Amine Kerrouche

 

Date de dernière mise à jour : lundi, 03 Octobre 2016

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